L'archivage est l'aboutissement de la dématérialisation, son rôle est multiple :
- Centraliser et sécuriser le document
- Légaliser les pièces électroniques
- Garantir les droits d'accès au document
- Gérer la durée de vie des documents
- Regrouper toutes les pièces relatives à un dossier
Ainsi archivés, les documents deviennent disponibles pour la consultation et d'une manière plus large, pour toute la gestion documentaire.
L'archivage légal
L'archivage d'un document doit être effectué le plus près possible de l'émission de l'original papier, son image doit être identique à l'original.
Ceci implique 2 aspects importants :
- La signature électronique du document qui garantit son intégrité
- l'horodatage qui garantit la date d'archivage
Les pièces archivées par Geideon sont signées et horodatées dans le respect strict du BOI. Elles ont valeur probante en cas de contrôle fiscal.
Indépendamment de cet aspect cryptographique, la fiscalité française impose des obligations d'archivage de certaines pièces.
Les factures clients et fournisseurs, mais aussi les pistes d'audit qui en dépendent, à savoir, commandes et BL/Bons de réceptions.
Par ailleurs, Geideon répond à la norme du coffre fort numérique, NF Z42-020:2012-07, imposant un tracé indélébile, de toute action effectuée sur une archive.
La mutualisation des documents
Toute la puissance de Geideon est sa capacité à puiser dans le contenu d'un document, index simples ou multiples.
Cette fonction puissante, permet entre autres, de mutualiser automatiquement les pièces d'un même dossier. Si on prend en exemple une facture, faisant référence dans son corps à de multiples BL ou commandes, Geideon sera capable de mettre à jour automatiquement le N° de cette facture pour chaque BL ou chaque commande, évitant ainsi un travail fastidieux et manuel de regroupement ultérieur de pièces.
Ainsi, une consultation effectuée sur un seul BL, permettra de visualiser automatiquement le BL mais aussi toutes les pièces relatives, la ou les commandes, la ou les factures.
Et à l'inverse, la consultation d'une facture, permet à l'utilisateur de lister tous les BL ou toutes les commandes qui lui sont associés.
Une base de données adaptée
Geideon a été conçu pour restituer en instantané, une réponse à des requêtes croisées, impliquant des millions de documents.
Savoir afficher immédiatement les documents répondant à une consultation donnée, alors que le nombre de documents archivés s'élève à plusieurs millions de
documents, c'est là le véritable défi d'une GED.
Pour pouvoir le relever, Geideon fonctionne avec une base de données surpuissante, de type "base à plat", aujourd'hui utilisée pour gérer le gigantisme des bases de données du "Cloud computing". 7 fois plus rapide que la plus rapide des bases de données SQL, la base MONGODB choisie, permet sans coût supplémentaire d'acquisition d'un serveur base de données, de répondre à l'exigence de l'instantanéïté des réponses.
C'est aussi grâce à cette puissance, que Geideon gère les notions de sous-listes pour un index (liste des N° de factures disponibles pour l'index N° de client choisi), ou satisfait pour un seul et même serveur Windows, plusieurs centaines de demandes simultanées.
