La société CONDOR, éditrice de Geideon, est concentrateur CHORUS, et met donc à disposition de ses clients des serveurs, à l’écoute des serveurs Geideon, pour transmettre automatiquement les factures vers CHORUS, et répondre aux questionnements des serveurs Geideon quant à l’avancement du paiement des factures concernées.

Les serveurs CONDOR ne servent qu’à la transmission des informations et documents auprès de Chorus, et à la restitution des informations retour de CHORUS, ils ne stockent donc rien.

Sécurité

Vous restez propriétaire de vos archives, seuls des doubles sont transmis à l’administration, aucun autre stockage n’est effectué.

Simplicité

Login et pwd CHORUS sont seuls nécessaires, le certificat SSL Client indispensable aux échanges CHORUS, est celui de CONDOR, il est positionné sur les serveurs concentrateurs.

Facilité de correction

L’option Chorus se concrétisent dans les serveurs Geideon par une bannette spécifique, dans laquelle transitent les factures à destination de CHORUS. En cas de rejet, les documents y restent et les utilisateurs ayant droits, peuvent intervenir pour corriger les informations obligatoires, avant de relancer la transmission.

Automatisation

Au moment de la dématérialisation des factures de vente, Geideon récupère les informations CHORUS et aiguille automatiquement les factures destinées à l’administration vers la bannette CHORUS qui se charge de la création des informations EDI avant transmission aux serveurs concentrateurs Condor.

Lorsqu’une facture est intégrée dans Chorus, l’état d’avancement de son paiement s’inscrit automatiquement dans l’archive correspondante via des questionnements planifiés du serveur Geideon à CHORUS via les serveurs concentrateurs Condor.

Puissance, souplesse, rapidité de la mise en place

Toute la puissance et les souplesses de paramétrage de Geideon s’appliquent à la dématérialisation des informations CHORUS définies directement dans les factures, ou puisées dans des tables annexes.

L’option de dématérialisation des documents semi-structurés appliquée aux commandes Clients, permet de mettre en place rapidement la récupération et archivage des informations spécifiques CHORUS, souvent non prévues dans les applications métier.

Coûts maîtrisés

Les options Geideon CHORUS et sa bannette associée ne sont pas payants.

Le client est libre d’acquérir des lots de transmission de Factures CHORUS, dont le coût varie en fonction de la quantité choisie.

La dématérialisation des factures clients est une des applications de la dématérialisation de documents. Elle possède 3 aspects distincts.

• L'aspect Intégration qui permet d'automatiser la saisie, le traitement, la signature électronique et l'envoi par mail ou le dépôt sur extranet des originaux électroniques.
• L'aspect Légal qui rend caduque le double papier.
• L'aspect Fiscal qui permet de légaliser les factures clients comme entités électroniques

L'aspect Intégration

Geideon automatise l'intégration des fichiers de factures clients issus de l'ERP, y ajoute logos et entêtes éventuels, remet si nécessaire en forme la facture, éclate par n° de facture, ou regroupe avec des fichiers annexes comme les traites ou les conditions de ventes, puis réalise les traitements de sortie, consistant en l'impression, la signature électronique du pdf, l'envoi par mail ou le dépôt sur extranet.

L'aspect Légal

Geideon archive la facture client après signature électronique et horodatage. C'est à cette seule condition que le double papier peut être évité.

Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre page archivage légal.

L'aspect Fiscal

Geideon transforme le format électronique de la facture client comme format original. Cela impose l'acceptation préalable du client, et un fichier pdf signé via un certificat électronique type RGS* (dépôt des cartes d'identité du signataire et du représentant légal de la société), engageant la société émettrice, et à titre personnel, le signataire. Non obligatoire, cet aspect qui tend à se normaliser, permet de légaliser la factures client comme entité électronique. Il devient un plus pour le client qui ne sera plus obligé de démontrer la piste d'audit associée à la facture, devenue chez lui facture fournisseur.

Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter le BOI en vigueur.

La dématérialisation des factures fournisseurs est une des applications de la dématérialisation de documents, elle possède 3 aspects distincts

• L'aspect Saisie qui permet de simplifier et automatiser le processus de saisie des factures fournisseurs, qui lorsqu'il est manuel est chronophage, source d'erreurs et donc très coûteux.
• L'aspect Financier qui garantie la validation et le paiement d'une facture fournisseur sans dépassement des délais, acte aujourd'hui juridiquement répréhensible.
• L'aspect Fiscal qui permet de légaliser les factures fournisseurs, les rendant indiscutables quant à la récupération de leur montant TVA.

L'aspect Saisie

C'est l'essence même des outils de dématérialisation de factures fournisseurs.
Il consiste à centraliser le traitement des factures fournisseurs, et récupérer automatiquement toutes les informations contenues dans une facture, tant au niveau de l'entête, du pied ou du détail de celle-ci, dans le but de mettre à jour l'ERP, en minimisant les interventions humaines.

Toute la difficulté de cette partie tient dans l'auto-apprentissage de l'outil, chaque fournisseur ayant une, voire plusieurs structures différentes de factures. C'est indéniablement ce qui fait la qualité d'un outil de dématérialisation des factures fournisseurs. 

En effet, aucune machine, aussi intelligente soit elle, ne sera capable de dématérialiser 100% des factures fournisseurs. Pour les meilleures d'entre elles, on estime à 80% les données dématérialisées sans faute de manière automatique.

L'aspect Financier

Il consiste à faire valider la facture par un panel variable de signataires, et d'enclencher les bons à payer ou les demandes d'avoirs si nécessaire. Pour être rapide et sans erreur, Geideon propose des parapheurs électroniques de validation avec un suivi permanent de l'avancement des signatures, tout en conservant un tracé indélébile des actes de chacun au cours de cette opération.

Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre page WorkFlow de validation.

L'aspect Fiscal

Les dernières modifications du BOI en date du 18/10/2013, définissent le cadre légal de la dématérialisation d'une facture fournisseur. 

Il est admis aujourd'hui 3 formes différentes de dématérialisations des factures fournisseurs

• la dématérialisation par un échange normalisé de données au format EDI
• la dématérialisation par la transmission d'un format électronique (PDF) signé par le fournisseur via un certificat RGS* et qui engage la responsabilité de ce dernier
• la dématérialisation d'une facture fournisseur papier, ou tout autre format ne répondant pas au 2 premiers cas, à la condition de la relier de manière indiscutable et aisément consultable par un inspecteur des impôts, à une "piste d'audit" constituée de tous les documents : commandes, Bons de livraison ou bon de réceptions, associés à cette facture fournisseur, et ce, pour une durée minimale de 3 ans révolus.

Indépendamment de la dématérialisation des factures fournisseurs, Geideon est un outil complet de GED. Il permet d'archiver légalement tout type de document, dont les commandes, les bons de réception ou même les BL fournisseurs. Lors de la dématérialisation de la facture fournisseur, Geideon met automatiquement à jour, sans nécessité de regroupement manuel, toute la piste d'audit associée à cette facture

Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter le BOI en vigueur.

La dématérialisation des commandes clients est une des applications de la dématérialisation de documents. Elle présente 3 aspects distincts

• L'aspect Saisie qui permet d'automatiser la saisie, le traitement et l’extraction des données.
• L'aspect Circulation qui rend caduque les déplacements de service en service.
• L'aspect Qualité qui permet de réduire erreurs et temps de traitement

L'aspect Saisie

C'est l'automatisation de la découpe et de la saisie des commandes clients, quelle que soit leur provenance (courrier, mail, fax, réseau) et quel que soit leur format
Toute la difficulté de cette partie tient dans l'auto-apprentissage de l'outil, chaque client ayant une, voire plusieurs structures différentes de commandes. C'est ce qui fait toute la différence entre les outils de dématérialisation de commandes clients.
Geideon est équipé d'un auto-apprentissage puissant, fonctionnant sans template préalable, qui simplifie à l'extrême et automatise la saisie des commandes clients. En liaison permanente avec l’ERP, Geideon assure les contrôles de cohérence des éléments portés sur la commande par le client, et permet la mise à jour automatique de l’ERP. 

L'aspect Circulation

Un autre aspect de la problématique des commandes clients est la transmission nécessaire de cette commande aux différents services chargés de la traiter. 
Geideon assure aussi la circulation électronique et le suivi en temps réel de la commande client, évitant ainsi toute perte de temps ou de document liés inévitablement à la circulation physique du papier.

Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre page Gestion du document .

L'aspect Qualité

Toutes les entreprises traitant un grand nombre de commandes le savent, l’aspect qualité et service apporté aux clients est fondamental. C’est pourquoi, il est impératif pour l’entreprise de se munir d’outils permettant de gagner en productivité mais aussi de ne pas sacrifier la qualité. L’automatisation des commandes clients permet de réduire significativement les taux d’erreurs, de garantir un traitement rapide des commandes, et, par voie de conséquence, d’améliorer l’image des services rendus par la Société, tout en optimisant la trésorerie.